FORMAS
Las formas o formatos en una empresa se orientan a recuperar la información de la forma más adecuada asegurando su calidad y por último agilizar la circulación de la información para que esta llegue oportunamente a las secciones que la requieren.
Cuando se trata de definir un nuevo formato, se deben tener en cuenta varios aspectos:
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El perfil de las personas que llenaran las formas: Esto con el fin de tener un diseño y una información a llenar adecuada al personal que lo elaborará. Se debe evitar información innecesaria, o que la persona que llenerá la forma comúnmente no conoce, o que sea costoso de tramitar en una actividad que generalmente requiere de agilidad. Entre mas rápido se pueda llenar un formato, con ítems de selección, poco texto, entre otros, mas rápido se obtiene la información requerida y el personal le disminuye su grado de apatía a su elaboración.
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Evitar formatos que soliciten la misma información de diferentes formas o en otros formatos.
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En lo posible tratar porque no se recargue de formatos la gestión de un cargo. Se debe tener presente, que aunque es muy importante la información solicitada en un formato, el común de la gente es apática a su elaboración. Por lo anterior se debe tratar de diseñar formatos sencillos y ágiles de diligenciar para que el personal no los evite.
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Debe existir un apoyo general y a todo nivel (directriz o política de la empresarial) que acentúe la importancia en la elaboración de los diferentes formatos.
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Se debe escuchar a las personas que llenaran del formato (clientes del formato) para ir adecuándolos a los cambios de la organización. Es muy común, por ejemplo, que al implementar un software en una empresa se obvien algunos formatos o se deban suprimir para dar paso a un nuevo sistema de captura de información, o incluso de nivel de capacitación del personal a cargo de ingresar la información al sistema, lo cual implica un reajuste del plan de desarrollo del personal de la empresa.
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Para cada formato se debe presentar la estructura del formato a elaborar y una breve descripción (preferiblemente de una hoja como máximo) de la forma como se debe llenar. En esta descripción se debe especificar el recorrido del documento entre la empresa, donde se debe archivar y donde deben quedar tanto los originales como las copias si las tiene.
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Cuando se traten de procedimientos generales dentro de la empresa se deben describir las actividades relacionadas, el objetivo del proceso y lo que debe arrojar como resultado, como es el caso de un acta, el reporte para retirar personal, las descripciones de las acciones a seguir, por mencionar un ejemplo.
Los formatos en las empresas, constituyen la columna vertebral de la transferencia de información desde los niveles más bajos a los más altos.
El diseño racional y adecuado de los mismos, permite a las organizaciones manejar eficientemente la información que a la postre alimentará los sistemas que garantizarán el control adecuado de los procesos.
Sin embargo, con el devenir de las organizaciones «ambientales» y el incremento de la tecnología OCR (documentos digitales), existe una marcada tendencia a no usar documentos en papel, reemplazandolos con sistemas tipo «workflow», que permite el llenado en línea de los formatos que son aprobados bajo diversos niveles de delegación permitiendo el ahorro de papel y agilizando los procesos que conllevan al cumplimiento de los objetivos.
Es por ello, que el diseño eficiente y sencillo de los formatos, desde las cuadriculas hasta las firmas, debe ir acorde al objetivo primordial del proceso que obedece, es decir, si tiene que ver con la aprobación de un proceso de calidad, usar en mayor medidas respuestas condicionadas que permitan al usuario hacer selecciones sencillas limitando el uso de campos de observación o de escrituras explicativas, esto fortalece en gran medida el control dandole a la estadistica un sentido mas concreto a la hora de evaluar la gestión.
las formas o formatos dentro de una empresa el el pilar mas importante en cuanto a informacion desde los niveles mas bajos a los mas alto.
El formatos se orientan a especificar ciertos detalles de las actividades que normalmente se ejecutan en una empresa con el fin de unificar criterios al interior de la empresa, a recuperar la información de la forma mas adecuada asegurando su calidad y por último agilizar la circulación de la información para que esta llegue oportunamente a las secciones que la requieren.
Es muy común, por ejemplo, que al implementar un software en una empresa se obvien algunos formatos o se deban suprimir para dar paso a un nuevo sistema de captura de información, o incluso de nivel de capacitación del personal a cargo de ingresar la información al sistema, lo cual implica un reajuste del plan de desarrollo del personal de la empresa.
Para cada formato se debe presentar la estructura del formato a diligenciar y una breve descripción (preferiblemente de una hoja como máximo) de la forma como se debe llenar. En esta descripción se debe especificar el recorrido del documento entre la empresa, donde se debe archivar y donde deben quedar tanto los originales como las copias si las tiene. Cuando se traten de procedimientos generales dentro de la empresa se deben describir las actividades relacionadas, el objetivo del proceso y lo que debe arrojar como resultado, como es el caso de una acta, el reporte para dar de baja un activo, la descripciones de las acciones a seguir, etc.
RAUL GRATEROL
18.342.594
SISTEMA Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO
Yo lo veo como una dependencia que lleva el sector administrativo de las empresa para tener un control relacionado con los otros sectores compuestos en una organización, el formato tanto como a nivel laboral o como a nivel de gerencia ya que por ellos se puede saber la información manejada en dichas áreas y si están cumpliendo con los procedimiento de registro según lo que maneje dicho ente y las funciones a mejorar.
Los formatos es una de las herramientas de gran importancia que es utilizada en toda organizacion, es un medio de comunicacion, que permite que la informcaion llegue al destinatario de una forma clara, permitiendo agilizar las actividades.
Estos formatos tienen su debido esquema de acuerdo al departamento e informacion. Los mismos deben contener la descripcion del cargo quien lo emite y a quien es emitido, cargos o departamentos, el logo de la empresa, estos formatos son llevados a cabo para tener un mejor y mayor control en las notificaciones internas, recepcion o envio de documentos; lo que permite tener un soporte de las actividades asignadas o ejecutadas en la organizacion. Por ello resaltan los diferentes tipos de ellos, en la cual permita un control, por ejemplo en RRHH el formato de solicitud de vacaciones del personal, recepcion de ticket alimenticios, en el primero mencionado se realiza la notificacion de una solicitud, en la cual recibira respuesta en otro formato con la aceptacion de la misma, en la segunda mencion es un formato de recepcion, es decir, los empleados firman la entrega de sus tickeras, en ella se indica el valor de cada ticket y la cantidad de ellos.
Por lo tanto, toda empresa requiere del uso de formas para la circulacion de cualquier tipo de infromacion y control.
Kendry Karina Rodriguez
C.I. 15.602.511
Sistemas y Procedimientos
BUENOS DIAS… PROFESOR Y COMPAÑEROS DE ESTUDIOS..
ESTE SISTEMA DE CONTROL QUE APLICAN LAS EMPRESAS ES MUY POSITIVO EN EL AMBITO DE UN SEGUIMIENTO EXHAUSTIVO PROTOCOLAR ESTRUCTURAL DE LA INFORMACION DE CADA EMPRESA… CABE DESTACAR QUE LOS FORMATOS AL ELABORARSE SON CLASIFICADOS SEGUN LA ORIENTACION A OFRECER…
EN MI EXPERIENCIA PROPIA.. LAS EMPRESAS ELECTRICAS REALIZAN UNA SERIE DE MESAS DE TRABAJOS CON UN NUEVO FACILITADOR EXPERTO EN LA AREAS, CADA AÑO DONDE EVALUAMOS EL FORMATO ACTUAL Y DAMOS LAS MEJORAS AL NUEVO FORMATO.. ESTO CON EL FIN DE DAR EL RESULTADO FINAL Y ES LLEVADO A LA DIRECTRIZ PARA A SU APROBACION Y DIVULGACION DE LA MISMA… DONDE QUEDA ENTENDIDO QUE TODAS LAS OPERACIONES A REALIZARSE EN DIFERENTES PROCESOS SE DEBE USAR EL FORMATO ADECUADO Y PROPICIO A LLENAR.
ES FUNDAMENTAL APLICAR ESTE SISTEMA ADMINISTRATIVO PORQUE LE OFRECE A TODA LA MASA TRABAJADORA UN EXCELENTE CONTROL EN EL SEGUIMIENTO DE LAS MINUTAS, VIDEOS EN FORMATO. PROYECTOS, PLANES ENTRE OTROS. Y EN ESE SENTIDO QUE LLEGA LA INFORMACION,
EL COLEGA JORGE COMENTA SOBRE LOS WORKFLOW, ESTOY DE ACUERDO, PORQUE A NIVEL DE GASTOS ADMINISTRATIVOS REDUCE EL PPTO. DE LAS ORGANIZACIONES.. OPTIMIZANDO EL RECURSO FINANCIERO, TAMBIEN ES UNA HERRAMIENTA ELCTRONICA EFICAZ, SIN EMBARGO LA DEBILIDAD DE LA HERRAMIENTA ES QUE NO LLEGA A TODA LA MASA TRABAJADORA Y ES HAY QUE EL PAPEL GANA ESPACIO EN LA DIFUCION DE LA INFORMACION.
GRACIAS… PROF. JESUS…
Para este procedimiento de elaboración de formas y formatos que se requieren para documentar y controlar en una organización, elaborando un nuevo formato, siempre y cuando utilicen un lenguaje sencillo y comprensible, respetando y utilizando cabalmente los reglamentos y normas contenidas en este procedimiento, y permitiendo el análisis o revisión de los procedimientos que
intervienen en la consulta de cualquier índole.
ynry guanipa
Hay que realizar un formato dentro de la empresa ya que es muy importante dentro de ella para recuperar una información de la forma más adecuada y precisa, ya que sin este formato es el que lleva el procedimiento o planificación de una elaboración alineada,
En la transformación que se establezcas de manera sencilla para que los empleados tengan un programa o un formato que tenga una distribución de la pesquisa como seria las reglas que se emplean para trabajar en este formato de la empresa, sea respaldado y utilizado perfectamente con dichas normas comprendidas fueras o dentro de la empresa ya que si un formato tendría que establecer otros argumentos.
katerin pulgar
CI:19.119.950
A pesar de la importancia de la salud financiera de una empresa, también se le debe reconocer la gran importancia que tiene en la organización de una empresa tener al día una serie de documentos que enmarcan las actividades diarias de la compañía en sus procesos productivos. Estos documentos tienen diferentes nombres e incluso algunos son reunidos en uno solo. Tales documentos reúnen normas internas, procedimientos, reglamentos, directrices y formatos de los que todos los empleados deben tener conocimiento. Estos documentos permiten que una compañía pueda evolucionar independientemente de que sus dueños o accionistas principales estén encima de la compañía permanentemente.
PEDRO PRIETO
C.I.: 14.814.703
SIS. PRO. ADM
Toda empresa de cualquier índole debe poseer a lo que nosotros llamamos en programación «una base de datos» donde este especificada, archivada y ordenada toda la información, asegurando su calidad y agilizando la circulación de la información para que esta llegue opotunamente a toda entidad o personal que la requiera.
Es por eso que están estas formas en las empresas que permiten a las organizaciones manejar de manera eficaz y rápida la información necesaria para mantener el flujo de los procesos y su seguridad. También Atendiendo a la titularidad de la empresa y la responsabilidad legal de sus propietarios.
Siempre se debe tratar de diseñar formatos sencillos y ágiles de diligenciar para que el personal no los evite. Aunque en la actualidad estos tipos de formatos que eran antes realizados a mano están siendo reemplazados o por decirlo así digitalizados.
Douglas Cardozo
C.I. 19.506.244
Ing. Sistemas
El formato constituye una base fundamental de información precisa que toda empresa debe tener ya que esta nos permite recuperar información de cualquier tipo de forma fácil y rápida.
El formato debe tener una estructura que el personal de la empresa u organización pueda entender y gestionar ya que su información podría ser vital para negocios, actividades, recordatorios, procesos, eventos que se puedan o se vayan a realizar en un futuro
por otra parte también tiene como función resguardar información de utilidad para próximos eventos a realizarse.
para realizar un formato se necesita lo siguiente:
1) se debe llenar los formularios de forma correcta y legible
2) evitar repeticiones de solicitud de información en el mismo formato o en varios tipos de ellos
3) elaborar una descripción a la hora de hacer un formato nuevo
4) describir los procesos relacionados en cada formato para evitar errores de actividades