Elaboración de Manuales Administrativos
Para elaborar un manual administrativo, cualquiera que sea, se deben desarrollar una serie de fases. Estas fases o etapas se explican brevemente a continuación:
1.- Planificación del Trabajo.
En esta etapa se conforma un grupo de trabajo encargado de la elaboración de los manuales, este puede ser conformado por un representante de cada una de las unidades administrativas de la institución o por un grupo de funcionarios determinado por el jerarca. Se deberá nombrar un coordinador o responsable quién conducirá el trabajo del grupo con el fin de mantener homogeneidad en el contenido y la presentación de la información.
También en esta fase se establece cuáles serán las herramientas metodológicas que se utilizarán para obtener la información para elaborar los manuales, así como el tipo de información que se va a requerir y el cronograma de las actividades a desarrollar para la elaboración de los manuales.
2.- Búsqueda de la Información.
Una vez que se tiene la planificación del trabajo, se comienza a recabar la información necesaria para la elaboración de los manuales, según las herramientas metodológicas establecidas previamente y las técnicas investigativas seleccionadas. La búsqueda de esta información se puede realizar mediante:
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Investigación documental: trata de buscar todos aquellos documentos impresos o electrónicos en los cuales se obtenga información relevante para la elaboración del manual respectivo, ya sea normativa, estudios técnicos que respalden un proceso de reorganización administrativa, manuales anteriores de procedimientos, informes de labores, manuales de servicio, memorias institucionales, entre otros.
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Investigación monumental: trata de toda aquella información que no se encuentra escrita en algún documento y ante lo cual se debe recurrir a entrevistas, encuestas, observaciones, test, entre otros, para obtener dicha información por parte de los funcionarios que la conocen.
3.- Análisis de la Información.
Una vez que se haya obtenido la información necesaria para la elaboración del manual, esta deberá ser organizada y analizada de manera que presente un orden lógico para el desarrollo del manual. Para guiar el proceso de ordenar la información, pueden ser utilizadas las siguientes preguntas:
- ¿Qué trabajo o actividad se hace?
- ¿Quién es el responsable realizarlo? O en determinado caso si no se posee el dato del responsable ¿Quién lo hace?
- ¿Cuáles son los medios que posee para hacer el trabajo?
- ¿Para qué se realiza el trabajo?
- ¿Cómo se ejecuta o realiza el trabajo?
- ¿Cuándo o en qué momento se hace?
- ¿Por qué se hace?
Estas preguntan facilitan el trabajo de análisis de la información y permiten conocer las actividades de la institución, explicar su comportamiento, identificar las relaciones que se presentan entre cada hecho, comprender el funcionamiento de la institución y mantener la secuencia y lógica de la información.
4.- Elaboración del Manual.
Se establece, en esta fase, el diseño y la presentación que se utilizará para elaborar el manual administrativo, para ello se debe considerar:
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La redacción del documento, analizar a quienes va dirigido el manual, para manejar un vocabulario claro, preciso y comprensible para todos los usuarios del mismo
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La elaboración de diagramas, ya sea diagramas de flujo, de distribución de espacio físico, estructura organizacional, mapa de procesos, entre otros.
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El formato, asegurándose de que la información presentada guarde una secuencia lógica, que haya uniformidad de letra, y que su redacción sea comprensible, entre otros aspectos de forma.
5.- Validación del Manual.
Una vez que se tiene elaborado el manual administrativo, el mismo se debe presentar al jerarca y a los responsables de cada unidad administrativa a que corresponda el manual, para que procedan a validar si la información presentada corresponde con las responsabilidades, atribuciones, funciones y actividades que le corresponde realizar tanto a la Institución; como a la o las unidades administrativas a las que va dirigido el manual.
6.- Autorización del Manual.
Cuando se cuente con la validación del manual se debe formalizar el mismo. En este punto, el Jerarca Institucional o el responsable de la unidad administrativa correspondiente, deberá autorizar el manual, de manera que se pueda comenzar con la reproducción, difusión y distribución del mismo a nivel institucional en general o de las unidades administrativas correspondientes.
7.- Difusión y distribución del Manual.
Una vez validado y autorizado un manual, es muy importante que se distribuya el mismo entre las unidades administrativas correspondientes, con el propósito que los funcionarios lo tengan a su disposición, conozcan el documento, y lo utilicen en la práctica. Así también, la versión electrónica del documento podrá ser incorporado al portal electrónico de la Institución, con el fin de proveer a la ciudadanía libre acceso a la información organizacional de la institución.
8.- Revisión y Actualización del Manual.
Los Manuales son objeto de revisiones periódicas, y por lo tanto, deben ser flexibles a los cambios que se produzcan en la Institución, para ello, se debo mantener un registro de las modificaciones y actualizaciones de los mismos, con el fin de que se mantengan apegados a la realidad institucional.
Es importante dejar claro, que no existe un único modelo establecido para realizar un Manual Administrativo.
Cuando vamos a elaborar los manuales administrativos no es un proceso inicial del desarrollo de un proyecto, si no es una actividad que se prolonga por todo el ciclo del desarrollo y esta sometido a revisiones, modificaciones y actualizaciones periódicas del manual.
En lo cual el plan de proyecto debe por lo tanto, ser un documento fácil de actualizar esta también es la labor del gerente de proyecto y tener las técnicas precisas y adecuadas a través de métodos empleados en el procesote la planificación y el análisis de dichas informaciones que le trasmite una vez teniendo el gerente tiene que establecer sus reglas lo que va hacer mediante de un proceso lo cual decide ante mano la elaboración del manual y la validación del manual lo cual lo va a realizara las personas o la organización que se le sea asignado los manuales administrativo .
Y por ultimo es conveniente desarrollar el manual del usuario del sistema durante las fases iniciales del proyecto; pues de este modo el gerente puede estimar con mayor facilidad tanto el costo como el tiempo requerido para llevar a cabo el proyecto
Katerin Pulgar
CI:19.119.950
En resumen estos manuales Administrativos representan una guia práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.
Por esta misma razón es necesario saber y seguir detalladamente todas las reglas y pasos al momento de realizarse este, como las nombradas anteriormente en este tema
1.- Planificación del Trabajo.
2.- Búsqueda de la Información.
3.- Análisis de la Información.
4.- Elaboración del Manual.
5.- Validación del Manual.
6.- Autorización del Manual.
7.- Difusión y distribución del Manual.
8.- Revisión y Actualización del Manual.
Si todos estos puntos no se cumplen el manual no tendría validez y no estaría cumpliendo su papel tan importante dentro de las organizaciones.
La elaboración de manuales administrativos son imprescindible dentro de una organización ya que señalan los procedimientos a seguir para lograr el trabajo de todo el personal de oficina o de cualquier otro grupo de trabajo que desempeña responsabilidades específicas. Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo
La cual Permiten conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. Esta elaboración de estos manuales incluyen además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.
Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se està realizando o no adecuadamente.
Los Manuales Administrativos representan una guia práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.
Los Manuales Administrativos representan una guia práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.
Un manual sin revisión y análisis cuyo contenido permanezca estático se convierte en obsoleto, y lejos de ser una herramienta útil puede constituir una barrera que dificulte el desarrollo de la organización.
RAUL GRATEROL
18.342.594
SISTEMA Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripciòn de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.
Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, màquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se està realizando o no adecuadamente.
UTILIDAD
Permite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripción de tareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución.
Auxilian en la inducción del puesto y al adiestramiento y capacitaciòn del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.
Sirve para el análisis o revisiòn de los procedimientos de un sistema.
Interviene en la consulta de todo el personal.
Que se desee emprender tareas de simplificación de trabajo como análisis de tiempos, delegación de autoridad, etc.
Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.
Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.
Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores.
Facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno y su evaluación.
Aumenta la eficiencia de los empleados, indicándoles lo que deben hacer y còmo deben hacerlo.
Ayuda a la coordinación de actividades y evitar duplicidades.
Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.
PEDRO PRIETO
C.I.:14.814.703
S. Y P. A.
Buenas Noches
Profesora ya envié el trabajo referente a los Manuales Administrativos.
Lo envié a su correo. Profesora quería saber si esta era la última nota del segundo corte.
Saludos.
PEDRO PRIETO
C.I.:14.814.703
Debido a la variedad en los tipos de manuales, cuando se habla de elaboración hay que tener en cuenta que «tipo» de manual queremos hacer en nuestra organización.
Por esto mismo en los estudios anteriores se hizo énfasis en la definición clara de lo que es el «manual administrativo» y teniendo esto termino en cuenta se puede determinar cual o cuales necesita una organización. Por ejemplo:
1.- Manual de Organización.
2.- Manual de Políticas.
3.- Manual de procedimientos y normas.
4.- Manual del especialista.
5.- Manual del empleado.
6.- Manual de Propósito múltiple.
Al momento de precisar el manual que se necesite podemos empezar con su elaboración con ayuda de los directivos de la organización. Por ejemplo:
Si se necesita un «Manual de procedimientos y normas» se debe iniciar por lo siguiente:
paso 1: ¿Quién debe hacer una actividad?
Se refiere a la asignación de actividades al personal o departamento dentro de la organización.
paso 2: ¿Qué debe hacerse en esa actividad?
Se especifica las acciones que deben tomarse para el cumplimiento de las actividades.
paso 3: ¿Cómo debe hacerse la actividad?
Se instruye de todo lo que hay que tener en cuenta al momento de realizar una actividad.
paso 4: ¿Dónde debe hacerse?
Se plantea el sitio adecuado para hacer una actividad dependiendo de su tipo.
paso 5: ¿Cuándo debe hacerse la actividad?
Se plantea un cronograma de actividades para mantener el orden de realización de las actividades realizadas y las que se han de terminar.
Nerio Lugo
18.793.053
Los manuales administrativos son una parte fundamental de una organización ya que en estos se encuentran toda la información que requiere un trabajador para sus labores.
por supuesto los manuales deben presentar una prueba antes de ser aprobados por la organización los cuales son:
1) Planificación del Trabajo: planes y metodologías establecidos por los encargados de cada grupo de la organización.
2) Búsqueda de la Información: Se Investiga toda la información necesaria para elaborar el manual.
3) Análisis de la Información: e organiza y analiza para darle sentido lógico a la información obtenida.
4) Elaboración del Manual: Se estable un diseño para presentar el manual a las distintas personal que lo utilizarán
5) Validación del Manual: Se presenta el manual ya elaborado a cada líder de grupo para validar la información plasmada
6) Autorización del Manual: Una vez validado se requiere que el administrador de la organización autorice la reproducción y distribución del mismo.
7) Difusión y distribución del Manual: El manual administrativo «debe» llegar a cada miembro de la organización el cual se guiará.
8) Revisión y Actualización del Manual: Por ultimo la se hacen revisiones esporádicas y actualizaciones a cada manual administrativos para posibles cambio o mejoras
Cabe destacar que cada uno de estos pasos son importantes, no se pueden obviar ninguno de ellos ya que al hacerlo no tendría validez alguno.
Nerio Lugo
18.793.053
ing. sistemas